芭芭拉·明托《金字塔原理》读书笔记

2020-02-22 15:46:00  阅读 29 次 评论 1 条

为什么要用金字塔结构,如何用金字塔结构提高逻辑性、条理性。畅销全球40年不衰,常年名列各国畅销书排行榜前茅,世界知名企业都在用《金字塔原理》的理念和方法培训全员,如IBM、波音、可口可乐、花旗、宝马……

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金字塔原理》介绍了一种处理写作中逻辑不清晰问题的有效方法,能够教会人们如何在有限时间里,有效与人沟通,如何简明扼要地进行写作。采用金字塔方法,能避免逻辑混乱或不清晰。任何需要与同事、客户或员工沟通的人应该读一下这样的书,即便对于有经验的管理者来说也十分关键。在有限时间里,能够有效沟通富有逻辑而清晰的思想,简明扼要地进行写作的人显然具有优势。

当我们与人沟通时,需要想清楚3件事:谁是我的听众?他们想听什么?他们想怎样听?

一个人要想写出条理清晰的文章,关键是在开始写作前,先将自己的思想组织成金字塔结构,并按照逻辑关系的规则检查和修改。

第一篇 表达的逻辑

人类思维的基本规律

● 大脑自动将信息归纳到金字塔结构的各组中,以便于理解和记忆。

● 预先归纳到金字塔结构中的沟通内容,都更容易被人理解和记忆。

● 你应有意地将沟通内容组织成金字塔结构,包括口头表达和书面表达——说话、培训、演讲、报告、述职和写文章、总结、申请、方案、计划等。

研究发现,最有效的表达方法是:先提出总的概念,再列出具体项目,即要自上而下地表达思想。

文章中任一层次上的思想必须是对其下一层次思想的总结概括。

组织思想基本上只可能有4种逻辑顺序

● 演绎顺序:大前提、小前提、结论

● 时间(步骤)顺序:第一、第二、第三

● 结构(空间)顺序:波士顿、纽约、华盛顿

● 程度(重要性)顺序:最重要、次重要,等等

一般的文章都是一维的(one-dimensional):一个句子接着一个句子,在纸面上基本呈现出纵向向下的结构。但是这种文字的纵向延伸却掩盖了一个事实,即思想是位于不同的抽象层次上的。

演绎性思想组合是由几个承前启后的论述组成的。第一个思想是对当今世界上的某种现象的表述;第二个思想是对该句子的主语或谓语所作的表述;第三个思想则说明了以上两种表述同时在世界上存在时所具有的隐含意义。因此,演绎性思想组合具有以下形式:

● 所有的人都会死。

● 苏格拉底是一个人。

● 因此苏格拉底会死。

自上而下法构建金字塔的步骤

1.提出主题思想。

2.设想受众的主要疑问。

3.写序言:背景-冲突-疑问-回答。

4.与受众进行疑问/回答式对话。

5.对受众的新疑问,重复进行疑问/回答式对话。

自下而上思考

1.列出你想表达的所有思想要点。

2.找出各要点之间的逻辑关系。

3.得出结论。

文章的序言必须用讲故事的形式,也就是说,序言必须先介绍读者熟悉的某些“背景”,说明发生的“冲突”,并由此引发读者的“疑问”,然后针对该“疑问”给出“答案”。

序言要用讲故事形式,是为了让读者抛开复杂的思想,专注于你的话题。

激发读者兴趣,吸引注意力:新奇、悬念、与读者本人相关。

关键句的每一个要点,都应该按照与全文的序言相似(但简单得多)的背景—冲突—疑问结构逐个引出。

你应当用一个能够更清楚概括要点本质的标题,还应当通过回顾读者已知的关于该主题(标杆比对)的知识,以及该要点将要回答的疑问,逐渐切入正题,提出关键句要点。

序言必须包含讲故事的3个要素,即“背景”、“冲突”和“答案”

你写文章的目的通常是回答以下4类问题之一

1.我们应该做什么?

2.我们应该如何做(将如何做/是如何做的)?

3.我们是否应该这样做?

4.为什么会发生这种情况?

我想强调一下,在你开始写作之前,在纸上列出两个流程进行对比是非常重要的。也许你认为,你都已经在这方面工作了很长时间,完全了解问题出在哪儿,但是,如果你不将这两个流程列出来进行比较,那么你遗漏某个重要因素的可能性就很大。

管理人员的意思实际上是要求你“如果不能提出能够彻底解决我们所界定问题的方案,那么就对我们可以尝试的一些方案提出建议”。

一旦你选择了某种方案,你通常可以用两种方法组织关键句要点,回答“为什么此方案优于其他方案”这个疑问。具体采用哪种方法取决于你的分析结果。

序言应当介绍4要素

1.介绍背景(S, Situation)

2.指出冲突(C, Complication)

3.引发疑问(Q, Question)

4.给出答案(A, Answer)

演绎推理需要完成3个步骤

● 阐述世界上已存在的某种情况。

● 阐述世界上同时存在的相关情况。如果第二个表述是针对第一个表述的主语或谓语的,则说明这两个表述相关。

● 说明这两种情况同时存在时隐含的意义。

演绎推理也可以是以下3个步骤

● 出现的问题或存在的现象。

● 产生问题的根源、原因。

● 解决问题的方案。

在用归纳法进行创造性思维时,我们必须具备以下两项主要技能

● 正确定义该组思想。

● 准确识别并剔除该组思想中与其他思想不相称的思想。

用归纳法时,必须具有以下两项主要技能:

● 正确定义该组思想。找到一个能够表示该组所有思想共同点的名词。

● 识别并剔除该组思想中与其他思想不相称(不属同类、不具有共同点)的思想。

演绎推理与归纳推理的区别

演绎推理,第二点是对第一点主语或谓语的论述。

归纳推理,同组中的思想具有类似的主语或谓语。

第二篇 思考的逻辑

避免出现因果关系错误的方法是假设自己采取了文中提到的每一项行动,并想象一下采取每项行动之后产生的结果,就可以判断你必须采取的某项行动,是为了在时间上先于另一项行动,还是为了实现另一项行动。

在将某个整体(不论是客观存在的还是概念性的整体)划分为不同的部分时,你必须保证划分后的各部分符合以下要求

● 各部分之间相互独立(mutually exclusive),没有重叠,有排他性。

● 所有部分完全穷尽(collectively exhaustive),没有遗漏。

这两个要求简称为分组的MECE原则。

在创建新的组织机构时,强迫自己用结构顺序,可以使你检查各部分的总和对于你的目的来说是否完整。

分组的MECE原则,保证划分后的各部分符合以下要求

● 各部分之间相互独立(mutually exclusive),相互排斥,没有重叠。

● 所有部分完全穷尽(collectively exhaustive),没有遗漏。

结构顺序

结构顺序就是当你使用示意图、地图、图画或照片想象某事务时的顺序,如组织结构图、关键成功要素示意图等。

重要性顺序

明确指明每组中的项目(思想、观点、问题等)具有共同特性,确保将所有具有该特性的项目(思想、观点、问题等)列入该组。在每组中,根据各个问题具有该特性的程度高低排序——最具有该特性的问题排在第一位,即先强后弱,先重要后次要。

概括各组思想

思想的表达方式可以是行动性语句,即告诉读者做什么事;也可以是描述性语句,即告诉读者关于某些事的情况。

● 概括行动性思想(介绍采取的行动、行为、步骤、流程)时,应说明采取行动后取得的“结果”(效果、达到的目标)。

● 概括描述性思想(介绍背景、信息)时,应说明这些思想具有的“共同点的含义”(共同点的意义)。

任何一组相互独立、完全穷尽的行动性思想,加上其产生的结果,就能够形成一个独特的封闭体系。

在讲述行动、步骤、流程等时,理顺自己思路最简单的方法,就是想象自己确实采取了这些行动,然后根据完成这些行动将产生的明确结果,修改各行动步骤的措辞,使之更明确、更具体。

总结句要说明行动产生的结果

● 在将各行动联系起来前,先用明确的语句描述各行动、步骤、流程等。

● 找出明显的因果关系,将每组中的行动、步骤控制在5个以下。

● 直接从这些行动、步骤、流程,总结、概括行动的结果、目标。

区分行动、步骤的层次比较容易:如果你希望读者在采取下一项行动之前先采取某一项行动,那么这两项行动就属于同一层次;如果你希望读者采取前一项行动以便产生后一项行动,那么前一项行动就是后一项行动的下一个层次。

直接总结行动产生的结果

● 该组行动、步骤之间必须相互独立不重叠,完全穷尽无遗漏。

● 总结概括的语句,必须说明完成各行动步骤后导致的直接结果,且措辞必须明确、具体。

● 先用明确的语句表述各行动、步骤、流程等,然后区分不同的抽象层次,再直接从各行动、步骤、流程等总结概括出行动的结果。

如果你无法在一组被列为“问题”、“原因”或“结论”的思想中找出明确的逻辑关系,就像上面这个例子一样,那么这一组思想中必定存在问题,你也必须重新进行思考。

找到适当的概括性语句的主要价值,是可以帮助你发现自己的真实思想。概括性语句还可以提前把作者的思路告诉读者,使读者做好准备,以便更快地理解作者的思想,更有把握信任作者的思路。

人们在难以得出明确结论的时候,很容易写一句“缺乏思想”的句子应付了事,而不是努力完成自己的思路。

第三篇 解决问题的逻辑

判断问题是否存在,通常要看经过努力得到的结果(现状),与希望得到的结果(目标)之间是否有差距。由某一特定背景导致的某一特定结果,称为非期望结果(R1, 即现状,Undesired Result)。

如前所述,问题是指你已有的(现状)与你想要的(目标)之间存在的差距,这种差距不是凭空产生的,而是来自某一背景,并在一系列特定的条件下产生的。条件可能很简单,也可能是很复杂的因果关系。无论是哪种情况,了解其发展历史,是确定差距之性质和把握其重要性最基本的过程。

从界定问题到找到解决方案,还要经过对问题的实际分析——分析问题产生的原因,并评估解决问题的各种方案。界定问题框架的价值,就在于它能指导你在寻找有效解决方案时,提高找到问题原因和进行结构化分析的效率。

好的解决方案不是抽象得来的,首先要求你对所在领域——制造、营销、信息系统等有全面的了解。大量深入的关于目标领域的知识是必不可少的。

只有那些对所在领域有很深造诣的人才能提出创造性的解决方案。渊博的知识有助于获得真知灼见,发现只有超出逻辑推理的范畴方能发现的备选方案。对那些没有敏锐洞察力的人,则可以使用逻辑树找到解决问题的可能方案。

使用逻辑树可以得出解决问题的各种方案。我们前边曾提到序列分析法,有以下步骤

1.是否有问题?

2.问题在哪里?

3.为什么存在?

4.我们能做什么?

5.我们应该做什么?

严格地说,是非问题是指措辞上需要回答是与否的问题。通过是与否的回答,我们就能把我们的分析总结为具体的最终结果,从而证明或否定我们对问题起因的理解。

我们要讨论的不是“是非问题”本身,而是咨询顾问为解决客户的问题所采用的方法。

建立诊断框架的过程有时候被称为“是非问题分析”(issue analysis)。

是非问题分析过程中的关键步骤是按先后顺序画出该政策领域的图解,标明每个阶段的主要决策变量(MVD),包括影响每项活动的环境、经济、管理和社会因素。然后,对这些主要决策变量如何影响目标的实现提出假设,并根据对目标实现有重要影响的主要决策变量,决定应该作出哪些决策。

第四章 掩饰的逻辑

在纸面上或屏幕上展示你的思想时,无论采取何种形式,在视觉上,你都需要确保能加强组成金字塔的思想之间的逻辑性和它们之间的相互关系。读者或观众总是先看到逻辑关系的存在,然后才能理解它。因此你要用读者眼睛所看到的来强化他们的头脑所接收的。

在演绎推理的链条中,永远不会有4个以上的论点;在归纳推理的链条中,则不会超过5个。如果发现自己的论点超过以上数字,你很可能没有对自己的论点进行分组。这时,你应该重新考虑归类和分组。

设计PPT演示文稿应掌握以下基本规则

● 文字幻灯片只包含最重要的、经过分组和总结的思想(观点、论据、建议等),叙述时应简洁。

● 演示文稿应图文并茂,使用各种图、表、示意图,更形象更直观,更有冲击力。

● 演示文稿应呈现经过深思熟虑的故事梗概和剧本。

演示文稿中,图表幻灯片占90%,文字幻灯片占10%

● 说明演示文稿的框架结构(文字幻灯片)。

● 强调重要的思想、观点、结论、论点、建议等(文字幻灯片)。

● 阐明单用文字难以说清楚的数据、关系(图表幻灯片)。

做到条理清晰需要经过两个步骤:首先决定要说明的思想或要证明的论点,然后用文字表现。构建金字塔结构,并重新检查各组的思想观点之后,你就确切知道了自己想要说明的思想或论点,以及说明思想、论点的顺序。

总之,做到条理清晰的有效方法就是,强迫自己想象各种思想观点之间的内在关系。头脑里有了清晰的图像后,就能立刻把它转换成清楚的句子,读者也能马上理解和吸收,并在记忆中以图像的形式储存知识。

皮尔斯认为,在任何推理过程中,都要涉及以下3个实体

1.规则(关于世界组成方式的看法)

2.情况(世界上存在的已知事实)

3.结果(如果把规则用于该情况,预期将发生的事情)

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    演示文稿中,图表幻灯片占90%,文字幻灯片占10%